一、請於每次活動開始前一週提出申請（填寫學生報告用紙）並填明活動名稱、日期、地點及經費明細，如經費項目較多可另加附件明細。

二、前項完成後先送各社團指導老師簽章再送本組各性質（學、康、聯、體、服）輔導老師即可。（或放置本組服務台收件櫃）

三、課指組統一送各會辦單位。

四、核定後本組再以原報告影印通知各社團於活動結束一週內持單據、發票等憑證向本組經費經辦人辦理報帳手續。

五、單據發票憑證應具備要件如下，請先自行檢查後結報。

1.      機關—全銜（中興大學）

2.      日期—年、月、日

3.      印章—商號正式印章（統一編號、地址，負責人）

4.      財務—名稱（如為外文應翻為中文）、規格、單位、數量

5.      金額—單價、總價必須相符。如有更改務必請商號加章負責。

6.      用途—由經手人填寫應詳細具體。

7.      印刷打字、裝訂—附樣張。（影印必須填寫影印內容）

8.      廣告費—附刊登廣告當日報紙。

9.      印信章戳—附印模。

10.  擦刮—挖補、塗滅、鉛筆書寫者均屬無效。

六、報帳應注意事項﹕

1.      舉辦演講活動申請演講費、評審費、裁判費、演出費、指導費等補助請先至課指組領取印領清冊二聯單。請領款人（演講講師、評審、裁判等）簽名或蓋章並填寫身份字號及戶籍地址並以郵局帳戶為撥款帳戶。如演講者為外國人，請附護照影本。每場演講費上限為參仟元整。指導費依講師鐘點費計支。☉註：依本校行政會議通過本校老師不得支領演講費，但得以鐘點費報支。

2.      代表學校參加校外活動比賽等，報支學生旅運費請於差畢後十五天內辦理核銷手續。

3.      購買財物金額超過貳仟元以上（同一廠商）須開立統一發票。

4.      金額超過一萬元以上除發票外須另附一家估價單。向同一家廠商購買財貨或修繕、維護等支出，金額超過一萬元以上依規定逕行簽付合法受款人（即原始憑證受款人），請勿先行墊付。

5.      機關向員工消費合作社或公教福利中心購物與有關法令不合，自不宜以機關名義向員工消合社購買物品。

6.      收銀機發票憑證如未附明細則應由經手人加註物品名稱並簽名或蓋章。

7.      購買郵票、電話卡，應另註明受信（話）人姓名及地址（通話時間）。

8.      報領誤餐費每人每餐最高限額一佰元並須附用餐人員名單。

9.      購買紀念品、獎品、團服等必須附受領人員名單。

10.  商店行號所經營與所開收據內容品名必須符合。

七、附錄︰

1、每年1月1日至12月31日止為歷年會計年度。會計年度結束前（十二月底前）尚有活動須申請經費補助者，請於10月底前提出申請（填寫經費報告用紙），逾期無法保留。已申請核准補助款務必於12月10日前檢據至本組辦理核銷。但如活動事實發生於12月10日至12月31日者，可於活動結束2天內，最遲可延至12月31日中午12時前辦理核銷。另外有關零用金簽證支付之各項核准憑證單據，請儘速向事務組支領，逾12月31日即不受理。

2、為配合本校集中採購案，屬集購項目例如五金日常用品類之照相底片、電池、茶包、咖啡包、紙杯、垃圾袋、抹布、衛生紙、清潔劑等必須由學校集中電子採購，不能自行購買（自行採購價格低於學校集購價格者除外）、且本集中採購項目逐漸增加，如有任何疑問請至課指組查詢。

以上資料謹就本人平常經辦業務所識，如有疏漏尚祈指正。（另因本報帳法亦隨學校行政決策而可能變更）。